Courriers & Annuaire

Ce module permet de gérer les courriers entrants, les courriers sortants et les contacts de l’annuaire.

Dans cette page

Courriers entrants Courriers sortants Annuaire
Courriers entrants

Enregistrer et consulter un courrier entrant

Depuis l’écran Courriers entrants, vous pouvez ajouter un courrier, prévisualiser le fichier, effectuer une recherche et consulter les détails d’un enregistrement existant.

  • Accès : menu Emails & Courriers → Courriers entrants
  • Créer : cliquez sur Nouveau, renseignez l’expéditeur, l’objet et joignez le fichier.
  • Prévisualisation : la zone à droite permet de visualiser le document importé.
  • Recherche : utilisez le champ de recherche pour retrouver un courrier existant.
  • Suivi : chaque ligne permet de consulter la pièce jointe, ajouter un commentaire ou lier un courrier sortant.
À retenir : un courrier entrant peut être enrichi par un commentaire et, selon le cas, être lié à un courrier sortant de réponse.
Capture écran de la page Courriers entrants

Exemple de l’écran Courriers entrants : formulaire d’ajout, prévisualisation, recherche et liste des courriers.

Courriers sortants

Créer un courrier sortant

L’écran Courriers sortants permet de préparer un nouveau courrier, d’associer un destinataire, un type d’envoi, un élu et une référence, puis d’enregistrer le document.

  • Accès : menu Emails & Courriers → Courriers sortants
  • Créer : renseignez le destinataire, l’objet, le type d’envoi, puis ajoutez le fichier.
  • Référence : le champ Réf permet d’identifier le courrier dans votre suivi administratif.
  • Prévisualisation : la zone de droite permet de contrôler le document avant enregistrement.
  • Recherche : la zone inférieure permet de retrouver un courrier sortant déjà créé.
Conseil : veillez à renseigner correctement le destinataire et la référence pour faciliter le classement et la recherche.
Capture écran de la page Courriers sortants

Exemple de l’écran Courriers sortants : formulaire de création, champs métier et zone de recherche.

Annuaire

Gérer les contacts et leurs catégories

L’écran Annuaire centralise les contacts utilisés dans le module Courriers. Il permet d’ajouter un contact, organiser les catégories et effectuer une recherche.

  • Accès : menu Emails & Courriers → Annuaire
  • Ajouter un contact : cliquez sur Ajouter un contact.
  • Catégories : cliquez sur Gérer les catégories pour organiser vos contacts.
  • Recherche : utilisez la barre de recherche pour retrouver rapidement un nom ou une structure.
  • Organisation : les contacts bien classés facilitent la création des courriers entrants et sortants.
À retenir : si aucune catégorie n’existe encore, commencez par créer une catégorie avant d’alimenter l’annuaire.
Capture écran de la page Annuaire

Exemple de l’écran Annuaire : recherche, ajout de contact et gestion des catégories.

Bonnes pratiques

  • Renseignez des intitulés clairs pour faciliter la recherche.
  • Ajoutez systématiquement le fichier associé au courrier.
  • Utilisez les commentaires pour conserver le contexte administratif.
  • Organisez l’annuaire par catégories pour gagner du temps au quotidien.