Exports et traçabilité
Comprenez comment Anthys permet d’exporter les données utiles et de conserver une traçabilité claire des actions réalisées.
Dans cette page
Exporter les informations utiles
Dans plusieurs modules, Anthys permet d’exporter les données affichées ou suivies. Ces exports facilitent l’archivage, la transmission, le contrôle et l’exploitation des informations en dehors du logiciel.
- Transmettre : un export permet de partager plus facilement une liste, un suivi ou un état.
- Archiver : certaines données peuvent être conservées dans un format externe.
- Analyser : l’export permet aussi de retraiter ou relire les données plus facilement.
- Justifier : un état exporté peut être utile pour une validation, un contrôle ou une restitution.
Quand exporter ?
Exemple : envoyer un état à un élu, un service ou un partenaire.
Exemple : garder un relevé à une date donnée.
Exemple : comparer, relire ou exploiter les données différemment.
L’export sert surtout à partager, archiver ou relire une information en dehors de l’interface.
Comprendre les formats d’export
Selon les modules, Anthys peut proposer plusieurs formats d’export. Chaque format répond à un usage différent selon que vous souhaitez consulter, imprimer ou retraiter les données.
- PDF : adapté à la consultation, à l’impression ou à la transmission d’un état figé.
- CSV : utile pour une exploitation plus technique ou un retraitement dans un tableur.
- Excel / XLS : pratique pour relire, filtrer ou travailler les données dans un outil bureautique.
- Choix du format : le bon format dépend de l’objectif : lecture simple, archivage ou analyse.
Choisir le bon format
| Format | Usage principal |
|---|---|
| Lecture, impression, transmission | |
| CSV | Retraitement, import, analyse |
| Excel | Tableur, tri, filtres, exploitation |
Le format d’export doit être choisi selon l’usage attendu, pas par habitude.
Conserver une trace lisible des actions
La traçabilité permet de savoir ce qui a été fait, à quel moment et dans quel contexte. C’est un élément essentiel pour garder une lecture fiable de l’activité administrative.
- Comprendre : la traçabilité aide à relire l’historique d’un sujet ou d’une action.
- Justifier : elle permet d’expliquer ou de prouver qu’une action a bien eu lieu.
- Transmettre : un autre utilisateur peut reprendre un sujet plus facilement.
- Sécuriser : la traçabilité limite les zones floues dans l’organisation du travail.
Exemples d’éléments tracés
- création d’un enregistrement ;
- modification d’une donnée ;
- ajout ou mise à jour d’un document ;
- changement de statut ;
- action réalisée sur un module ;
- évolution d’un suivi administratif.
Les traces permettent de comprendre les actions passées et d’éviter les zones d’ombre.
Consulter l’historique des actions
L’écran Journal d’audit permet de consulter les actions réalisées dans l’application. Il offre une vision chronologique des modifications, suppressions ou créations effectuées par les utilisateurs.
- Filtres : vous pouvez filtrer par période, utilisateur, type d’action ou module concerné.
- Lecture : chaque ligne indique la date, l’utilisateur, l’action réalisée et le module associé.
- Détail : le bouton Voir permet d’accéder à des informations complémentaires si disponibles.
- Suivi global : cette page permet de comprendre l’activité générale du logiciel.
Exemple du journal d’audit avec filtres de recherche et historique des actions.
Exporter avec filtres
Dans certains modules, le bouton Exporter ouvre une fenêtre permettant de définir précisément les critères d’export.
- Recherche : permet de filtrer les données selon un mot-clé.
- Filtres : vous pouvez affiner les résultats par lien, pièce jointe ou période.
- Dates : les champs permettent d’exporter uniquement les éléments sur une période donnée.
- Formats : choisissez CSV, Excel ou PDF selon votre besoin.
Exemple de fenêtre d’export avec filtres et choix du format.
Les bons réflexes pour exploiter exports et traçabilité
- Choisissez le format d’export selon l’usage réel attendu.
- Utilisez les filtres avant export pour obtenir un résultat ciblé.
- Conservez les exports importants lorsqu’ils servent de référence ou de justificatif.
- Mettez à jour les données et statuts pour garder une traçabilité cohérente.
- Utilisez le journal d’audit pour vérifier ou relire, pas pour compenser une mauvaise organisation.
- Gardez toujours en tête que la lisibilité métier compte autant que la donnée elle-même.