Module Documents
Le module Documents permet de gérer plusieurs catégories documentaires, de retrouver rapidement un enregistrement, d’appliquer des filtres et d’exporter les résultats.
Dans cette page
Comprendre la logique du module Documents
Le module Documents centralise plusieurs types de documents administratifs, avec une logique commune de recherche, filtrage, consultation, export et accès à une fiche détaillée.
- Catégories : le module regroupe différents types de documents, comme les contrats, conventions, arrêtés et délibérations.
- Recherche : chaque écran propose une barre de recherche pour retrouver rapidement un document.
- Tri et filtres : vous pouvez ordonner les résultats ou limiter l’affichage à certains critères.
- Vue cartes / tableau : la présentation peut varier selon les besoins de consultation.
- Export : les listes peuvent être exportées dans certains formats selon l’écran.
Fonctions communes
Bouton d’ajout dédié selon la catégorie.
Recherche, tri, filtres et dates.
Accès via le bouton “Voir les détails”.
Exploitation externe selon le besoin.
Les grandes fonctions du module Documents restent cohérentes d’une catégorie à l’autre.
Consulter et filtrer les contrats
L’écran Liste des contrats permet de consulter les contrats existants sous forme de cartes, de rechercher un contrat, d’appliquer des tris et d’accéder à sa fiche détaillée.
- Créer : le bouton Ajouter un contrat permet d’enregistrer un nouveau contrat.
- Recherche : utilisez la barre de recherche pour retrouver un contrat par intitulé ou référence.
- Tri : vous pouvez trier les résultats par ordre alphabétique ou par date.
- Vue tableau : le bouton dédié permet de changer de mode d’affichage.
- Détail : chaque carte propose un bouton Voir les détails.
Exemple de la liste des contrats avec recherche, tris, export et accès aux fiches.
Suivre les conventions
L’écran Liste des conventions fonctionne sur une logique similaire à celle des contrats, avec une recherche, des tris, une vue cartes ou tableau et un accès aux détails.
- Créer : le bouton Ajouter une convention permet d’enregistrer une nouvelle convention.
- Référence : chaque carte affiche une référence utile pour le suivi administratif.
- Échéance : la date affichée permet de repérer plus facilement les conventions à surveiller.
- Export : un bouton permet d’exporter les résultats affichés.
- Détails : l’ouverture de la fiche permet d’accéder au document et aux informations associées.
Exemple de la liste des conventions avec filtres, échéances et accès aux détails.
Gérer les arrêtés
L’écran Liste des arrêtés permet de rechercher, trier, exporter et consulter les arrêtés administratifs enregistrés dans Anthys.
- Ajouter : le bouton Ajouter un arrêté permet d’enregistrer un nouvel acte.
- Recherche : utilisez la barre de recherche pour retrouver un arrêté par intitulé ou référence.
- Exports : des boutons distincts permettent ici d’exporter en CSV ou Excel.
- Tri : les résultats peuvent être filtrés par date ou par ordre alphabétique.
- Consultation : chaque carte donne accès à la fiche détaillée du document.
Exemple de la liste des arrêtés avec recherche, tri, exports CSV / Excel et vue tableau.
Consulter les délibérations
L’écran Liste des délibérations permet d’accéder rapidement aux actes enregistrés, à leur référence, à leur date et au fichier associé.
- Ajouter : le bouton Ajouter une délibération permet de créer un nouvel enregistrement.
- Voir le fichier : certaines cartes proposent un accès direct au document.
- Référence et date : ces éléments facilitent l’identification et le classement.
- Export : les résultats peuvent être exportés selon les boutons disponibles.
- Détail : le bouton dédié permet d’ouvrir la fiche de la délibération.
Exemple de la liste des délibérations avec accès direct au fichier, recherche, tri et export.
Les bons réflexes dans le module Documents
- Utilisez des intitulés explicites pour retrouver plus facilement les documents.
- Vérifiez la référence et la date avant validation ou consultation.
- Utilisez les filtres avant d’exporter pour éviter des résultats trop larges.
- Privilégiez la fiche détail lorsqu’un document nécessite un vrai suivi.
- Contrôlez régulièrement les échéances affichées pour les conventions et contrats.